Системы обработки текстовой, табличной и графической информации

# Форматирование текста для брошюры или журнала ***

## Создание колонок

Перейдите в режим разметки .

1. Для создания колонок из всего текста документа выберите команду Выделить все в меню Правка .

Для создания колонок из части текста документа выделите требуемую часть.

Для создания колонок из раздела документа установите курсор в текст этого раздела.

На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Колонки .

1. Укажите нужное число колонок с помощью мыши.

Измените ширину колонок и промежутки между ними путем перетаскивания соответствующих маркеров на горизонтальной линейке .

Примечания

- Для задания точной ширины колонок и промежутков между ними выполните шаги 1 и 2, а затем выберите команду Колонки в меню Формат .

Word предлагает несколько способов подготовки текста и цепочек связанных надписей в бюллетенях, брошюрах и журналах. См. сведения о подготовке текста для брошюры или журнала .

## Создание общего заголовка над несколькими колонками

Перейдите в режим разметки .

1. Если колонки еще не созданы, создайте их.

Инструкции

1. Выполните одно из следующих действий:

В начале самой левой колонки введите заголовок, нажмите клавишу ENTER, а затем выделите текст заголовка.

Если текст заголовка уже существует, выделите его.

1. Нажмите кнопку Колонки и с помощью перетаскивания выберите одну колонку.

## Создание связанных надписей

Если содержимое и формат текста будут значительно изменены, рекомендуется хранить отдельную копию текста в другом месте. Вносите изменения в текст перед тем, как текст будет скопирован в пустые связанные надписи.

Перейдите в режим разметки .

1. Выберите команду Надпись в меню Вставка .

Отметьте или выделите рамкой, удерживая левую кнопку мыши, место в документе, куда нужно вставить надпись .

1. Для вставки дополнительных надписей в те места, куда должен перетекать текст, повторите действия 2 и 3.
2. Выберите первую надпись.

На панели инструментов Надпись нажмите кнопку Создать связь с надписью .

1. Щелкните в пустой надписи, куда должен перетекать текст.

При перемещении перевернутого кувшина по рамке надписи, с которой можно установить связь, кувшин изменяет форму, превращаясь в кувшин, из которого льется вода.

1. Для установки связей с другими надписями выберите только что присоединенную надпись и повторите шаги 6 и 7.
2. В первую надпись введите или вставьте нужный текст. По мере ее заполнения текст начнет последовательно перетекать в надписи, связанные с первой.

Примечания

Для работы с контекстным меню надписи двигайте указатель по рамке надписи, пока он не превратится в четырехстороннюю стрелку, а затем нажмите правую кнопку мыши.

- Если вы нажали кнопку Создать связь с надписью , а затем передумали, нажмите клавишу ESC.
- Для изменения внешнего вида надписи, например, для изменения или удаления границы или добавления цвета фона или текстуры, выберите надпись, затем выполните команду Надпись в меню Формат . Чтобы выделить несколько надписей, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите каждую из надписей.

Вместо прямоугольных или квадратных контейнеров надписей в цепочке в качестве контейнеров можно использовать различные фигуры: круги, полосы, фигуры блок-схем и другие автофигуры . После того как будут созданы связанные надписи и вставлен текст, можно изменить форму контейнера для цепочки .

## Создание параллельных колонок текста на нескольких страницах

Вместо команды Колонки (меню Формат ) можно использовать связанные надписи для создания колонок, в которых текст из колонки 1 на первой странице перетекает в колонку 1 на следующей странице, а текст из колонки 2 на первой странице независимо перетекает в колонку 2 на следующей странице.

Перейдите на новую пустую страницу, а затем — в режим разметки .

На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Непечатаемые знаки для отображения знаков абзаца.

1. Установите курсор в начало страницы и дважды нажмите клавишу ENTER.
2. Щелкните первый знак абзаца на странице.
3. Выберите команду Надпись в меню Вставка .
4. Выделите с помощью мыши прямоугольник, в котором будет расположена первая колонка.
5. Снова выберите команду Надпись в меню Вставка .
6. Выделите с помощью мыши прямоугольник, в котором будет расположена вторая колонка.
7. Установите курсор непосредственно перед последним знаком абзаца на странице и нажмите клавиши CTRL+ENTER для вставки разрыва страницы.
8. Повторите шаги 3—9 для всех страниц документа, которые должны содержать параллельные колонки, и вернитесь к первой надписи.
9. Щелчком мыши выделите левую надпись.

На панели инструментов Надпись нажмите кнопку Создать связь с надписью .

Указатель примет форму кувшина.

1. Для создания связи выберите левую надпись на следующей странице.

Создайте связи для всех надписей в данной цепочке на левой стороне документа.

1. Повторите шаги 11—14 для каждой надписи в правой цепочке.

Примечание . Если дважды нажать клавишу ENTR в начале каждой страницы, там появится по дополнительному пустому абзацу. Эти абзацы могут пригодиться для вставки текста и рисунков помимо надписей. Если пустой абзац не нужен, его можно удалить.

## Вставка вертикальных разделителей между колонками

Перейдите в режим разметки .

Если документ содержит несколько разделов , установите курсор в нужный раздел.

1. Выберите команду Колонки в меню Формат .
2. Установите флажок Разделитель .

## Отображение границ колонок

Ниже оисана процедура отображения пунктирных линий границ вокруг колонок, полей страниц и объектов. Эти границы предназначены для разметки и не выводятся на печать.

Перейдите в режим разметки .

1. В меню Сервис выберите команду Параметры , а затем — вкладку Вид .
2. Выполните одно из следующих действий:

Чтобы отобразить границы, установите флажок Границы текста .

Чтобы скрыть границы, снимите флажок Границы текста .

# Фон документа

## Добавление или изменение цвета и текстуры фона

Фон, добавленный с помощью команды Фон (меню Формат ), отображается только в режиме Web-документа и не выводится на печать.

1. Выберите команду Фон в меню Формат , а затем — цвет или, если нужный цвет отсутствует в предложенном списке, команду Дополнительные цвета . Для использования специальных эффектов, например текстурной заливки, выберите команду Способы заливки .
2. Установите нужные параметры.

Советы

Если при создании Web-страницы с помощью Word не задан фон страницы, будет использоваться фон, установленный по умолчанию для Web-обозревателя .

- Кроме стандартных текстур, отображаемых на вкладке Текстура , в качестве текстуры можно использовать любой рисунок. Для этого на вкладке Текстура нажмите кнопку Другая текстура , укажите файл, содержащий нужный рисунок, а затем нажмите кнопку OK .
- При создании Web-страницы текстура сохраняется в виде отдельного графического файла — например Image.gif. По умолчанию графический файл помещается в папку, содержащую создаваемую Web-страницу. Можно изменить папку, где хранятся графические файлы; для этого в диалоговом окне Параметры Web-документа откройте вкладку Файл .

## Добавление подложки к печатному документу

Для печати подложки ее нужно вставить в верхний или нижний колонтитул. Подложка печатается в том месте страницы, где она расположена, а не только вверху или внизу страницы.

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид .
2. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Основной текст , чтобы скрыть текст и графику основного документа.

Вставьте графический объект ( автофигуру , картинку, фигурный текст или рисунок) или надпись.

1. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Закрыть .

Примечание

Чтобы увидеть, как подложка будет выглядеть в напечатанном документе, перейдите в режим разметки или предварительного просмотра .

- Если подложка делает неразборчивым текст документа, следует сделать более светлым объект, из которого она была создана.

# Колонтитулы

Зачем нужны колонтитулы?

Как правило, колонтитулы используются в печатных документах. Колонтитул — это текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Существует возможность использовать один и тот же колонтитул для всего документа или определить разные колонтитулы для разных частей документа. Например, допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать верхний и/или нижний колонтитул с первой страницы. Можно также создавать отличающиеся колонтитулы для четных и нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.

Можно ли создать колонтитулы для Web-страниц?

Верхние и нижние колонтитулы отображаются только в режиме разметки , а также в печатных документах. Колонтитулы не отображаются и не печатаются в режиме Web-документа и при использовании обозревателя.

После сохранения документа как Web-страницы колонтитулы больше не отображаются и не печатаются. Тем не менее, они сохраняются в Web-документе и восстанавливаются после обратного преобразования документа в формат .doc. Кроме того, колонтитулы можно добавить к Web-странице, созданной с использованием рамок. Для этого добавьте верхнюю рамку-колонтитул или нижнюю рамку-колонтитул .

Как правило, колонтитулы используются в печатных документах. Однако на Web-странице с рамками также можно разместить верхний или нижний колонтитул, добавив верхнюю рамку-колонтитул или нижнюю рамку-колонтитул .

## Создание колонтитула

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид .
2. Для создания верхнего колонтитула введите текст или рисунок в область верхнего колонтитула или нажмите кнопку на панели инструментов Колонтитулы .

Чтобы вставить | Нажмите кнопку
Номера страниц | Номер страницы
Текущую дату | Дата .
Текущее время | Время .
Стандартный элемент колонтитула, например должным образом отформатированный номер страницы (Стр. 1 из 10), имя файла или фамилию автора | Вставить автотекст, а затем щелкните нужный элемент.

1. Для создания нижнего колонтитула нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул для перехода в область нижнего колонтитула. Затем повторите шаг 2.
2. По окончании нажмите кнопку Закрыть .

Совет . По умолчанию содержимое колонтитула автоматически выравнивается по левому краю. Существует возможность выровнять содержимое колонтитула по центру или выровнять дату по левому краю, а номер страницы — по правому краю. Для выравнивания элемента по центру нажмите клавишу TAB; для выравнивания элемента по правому краю нажмите клавишу TAB дважды.

## Включение номера и названия главы в колонтитул

Для выполнения этой операции необходимо для каждой главы создать радел , а затем в каждом разделе выполнить необходимые действия. Совет по осуществлению этой операции без использования разделов можно найти после описания самой операции.

Если требуется, вставьте разрыв раздела туда, откуда следует начать раздел, который будет содержать другую главу.

Примените встроенный стиль заголовка («Заголовок 1» — «Заголовок 9») к номеру и названию главы.

1. В меню Вид выберите команду Колонтитулы .
2. Если требуется, перейдите к колонтитулу, который следует изменить.
3. Убедитесь, что на панели инструментов Колонтитулы кнопка Как в предыдущем не выделена.
4. В меню Вставка выберите команду Перекрестная ссылка .
5. В списке Тип ссылки выберите вариант Заголовок .
6. В списке Для какого заголовка выберите заголовок, который содержит номер и название нужной главы.
7. Нажмите кнопку Вставить , а затем — кнопку Закрыть .
8. Повторите шаги 1 — 8 для каждой главы документа.

Советы

- В случае изменения номера или названия главы в документе колонтитул будет автоматически обновлен при печати документа. Чтобы обновить колонтитул вручную, выделите его и нажмите клавишу F9. Перед удалением существующего текста следует убедиться в том, что перед ним введен новый текст. В противном случае область перекрестной ссылки будет автоматически уменьшена, а текст заголовка — обрезан.

Вместо вставки разделов и перекрестных ссылок допускается использование поля STYLEREF для включения номера и названия главы в колонтитул.

## Печать колонтитулов словарного типа

Существует возможность напечатать вверху каждой страницы первый и последний элементы, содержащиеся на этой странице, например первую и последнюю фамилии, содержащиеся на каждой странице перечня членов организации. Для этого используйте определенный стиль (абзаца или символов) для форматирования элементов в документе, а затем вставьте два поля STYLEREF в верхний колонтитул документа.

В первом поле STYLEREF должен быть указан стиль, которым оформлены элементы, например {STYLEREF Заголовок 1}. Второе поле STYLEREF должно дополнительно содержать ключ \l, например {STYLEREF Заголовок 1 \l}. Ключ \l указывает, что должен быть найден последний на текущей странице фрагмент текста, отформатированный с помощью указанного стиля. При печати документа первый и последний элементы, расположенные на текущей странице, будут печататься в верхнем колонтитуле.

## Создание уникального колонтитула для первой страницы

Если документ содержит несколько разделов , выделите разделы, которые следует изменить.

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид .
2. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Параметры страницы .
3. Выберите вкладку Макет .
4. Установите флажок Различать колонтитулы первой страницы и нажмите кнопку OK .
5. Если требуется, перейдите к верхнему или нижнему колонтитулу первой страницы.
6. Создайте верхний или нижний колонтитул для первой страницы документа или раздела.

Если требуется, чтобы на первой странице отсутствовал колонтитул, оставьте поле колонтитула пустым.

1. Чтобы задать колонтитулы для остальных страниц документа или раздела, нажмите кнопку Перейти к следующему на панели инструментов Колонтитулы , а затем создайте нужный колонтитул.

## Создание разных колонтитулов для четных и нечетных страниц

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид .
2. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Параметры страницы .
3. Выберите вкладку Макет .
4. Установите флажок Различать колонтитулы четных и нечетных страниц и нажмите кнопку OK .
5. Если требуется, перейдите к верхнему или нижнему колонтитулу четной страницы.
6. Создайте верхний или нижний колонтитул для четных страниц.
7. Чтобы создать колонтитул для нечетных страниц, нажмите кнопку Перейти к следующему на панели инструментов Колонтитулы , а затем создайте нужный колонтитул.

Примечание . Колонтитулы для четных и нечетных страниц используются во всем документе. Однако если разбить документ на разделы и разорвать связь между ними, можно задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц для каждого раздела.

## Создание разных колонтитулов для частей или разделов

При вставке колонтитула в один раздел этот же колонтитул автоматически добавляется во все разделы документа. Чтобы создать различные колонтитулы для нескольких частей документа, следует разорвать связь между разделами.

Если требуется, вставьте разрыв раздела туда, откуда следует начать раздел, для которого нужно создать другой колонтитул.

1. Щелкните раздел, для которого следует создать другой колонтитул.
2. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид .
3. Если требуется, перейдите к колонтитулу, который следует изменить.
4. Нажмите кнопку Как в предыдущем разделе на панели инструментов Колонтитулы .
5. Измените существующий колонтитул или создайте новый колонтитул для данного раздела.

Внесенные изменения будут автоматически отражены в колонтитулах всех последующих разделов.

1. Чтобы создать отличный колонтитул для следующего раздела, повторите шаги 1—6.

# Поля страницы

## Что такое поля страницы?

Поля страницы представляют собой пустое пространство возле краев страниц. Как правило, текст и графические элементы вставляются в область печати, ограничиваемую полями страницы. Однако некоторые элементы можно разместить на полях — например, верхние и нижние колонтитулы и номера страниц.

## Способы задания полей страницы

В Word существует несколько способов задать параметры страницы:

Используйте параметры полей страницы, установленные по умолчанию, или задайте ширину полей самостоятельно.

Задайте параметры полей для четных и нечетных страниц . Для задания параметров четных и нечетных страниц в документах с двусторонней печатью, например, книг или журналов, используются зеркальные поля . В данном случае поля левой страницы являются зеркальным отражением полей правой страницы (т. е. для страниц устанавливаются одинаковые внутренние и внешние поля).

Добавьте дополнительную ширину поля для переплета . Чтобы добавить дополнительное пространство к боковому или верхнему полю подшиваемого документа, используйте поля переплета . Поля переплета используются, чтобы весь текст на странице подшиваемого документа был ясно виден.

## Задание зеркальных полей

1. Выберите команду Параметры страницы в меню Файл , а затем — вкладку Поля .
2. Установите флажок Зеркальные поля .

В поля Внутри и Снаружи введите значения для зеркальных полей .

Совет . Чтобы изменить зеркальные поля для части документа, выделите соответствующий фрагмент текста, а затем измените зеркальные поля, как обычно. Из списка Применить выберите параметр К выделенному тексту . До и после выделенного фрагмента текста будут автоматически вставлены разрывы раздела. Если документ уже разбит на разделы, установите курсор в нужный раздел или выделите несколько разделов, а затем измените поля.

## Использование поля переплета

1. Выберите команду Параметры страницы в меню Файл , а затем — вкладку Поля .

В поле Переплет введите значение для поля переплета .

1. В группе Положение переплета выберите параметр Слева или Сверху .

Совет . Чтобы изменить поля переплета для части документа, выделите соответствующий фрагмент текста, а затем измените поля переплета, как обычно. Из списка Применить выберите параметр К выделенному тексту. До и после выделенного фрагмента текста будут автоматически вставлены разрывы раздела. Если документ уже разбит на разделы, установите курсор в нужный раздел или выделите несколько разделов, а затем измените поля.

## Выбор ориентации страницы

1. Выберите команду Параметры страницы в меню Файл , а затем — вкладку Размер бумаги .
2. В группе Ориентация выберите параметр Книжная или Альбомная .

Совет . Чтобы изменить ориентацию страницы для части документа, выделите соответствующие страницы, а затем выберите ориентацию, как обычно. Из списка Применить выберите параметр К выделенному тексту . До и после выделенных страниц будут автоматически вставлены разрывы раздела . Если документ уже разбит на разделы , щелкните нужный раздел или выделите несколько разделов, а затем измените ориентацию.

# Нумерация страниц

1. Вставка номеров страниц

2. Печать номера страницы на первой странице документа или раздела

3. Включение общего числа страниц в колонтитул

1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид .
2. Чтобы разместить номера страниц внизу страницы, нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул на панели инструментов Колонтитулы .
3. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Вставить автотекст и выберите элемент Стр. <№> из <всего> .

4. Форматирование номеров страниц

5. Выбор способа начала нумерации страниц

6. Изменение нумерации страниц в части документа

#### Раздельная нумерация частей или разделов документа

Если документ еще не разбит на разделы, вставьте разрыв раздела в то место документа, с которого требуется начать нумерацию страниц.

1. Установите курсор в раздел или выделите разделы, которые требуется пронумеровать отдельно.
2. Выберите команду Номера страниц в меню Вставка .
3. Нажмите кнопку Формат .
4. Введите значение 1 в поле Начать с .

# Нумерация строк

## Добавление номеров строк

Перейдите в режим разметки .

1. Выполните одно из следующих действий:
   - Чтобы пронумеровать строки всего документа, выберите команду Выделить все в меню Правка .
   - Чтобы пронумеровать строки в части документа, выделите нужный текст.

Чтобы выполнить нумерацию строк в существующих разделах , установите курсор в раздел или выделите несколько разделов.

1. Выберите команду Параметры страницы в меню Файл , а затем — вкладку Макет .
2. При нумерации строк части документа выберите значение К выделенному тексту из списка Применить .
3. Нажмите кнопку Нумерация строк .
4. Установите флажок Добавить нумерацию строк , после чего задайте нужные параметры.

## Скрытие номеров строк для выделенных абзацев

Перейдите в режим разметки .

1. Выделите абзацы, из которых следует удалить номера строк.
2. В меню Формат выберите команду Абзац , а затем — вкладку Положение на странице .
3. Установите флажок Запретить нумерацию строк .

# Таблицы

## Обзор таблиц

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст и рисунки. Обычно таблицы используются для упорядочения и представления данных, однако возможности таблиц этим не ограничиваются. Таблицы позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления. Кроме того, с помощью таблиц нетрудно создать привлекательные макеты страниц, расположив нужным образом фрагменты текста и рисунки.

## Компоненты таблицы

Границы и линии сетки . По умолчанию таблица имеет границу в виде тонкой сплошной линии черного цвета, которая сохраняется при печати. В случае удаления этой границы в таблице останутся линии сетки, из которых состоят границы ячеек таблицы. Линии стки не печатаются.

Концевые символы . Символ ячейки и символ строки являются непечатаемыми знаками, которые обозначают, соответственно, конец ячейки и конец строки. Как и линии сетки, эти символы отображаются только на экране.

Поля ячеек и интервалы между ячейками . Если таблица используется для упорядочения фрагментов текста и рисунков, например, на Web-странице, бывает полезно задать интервалы между ячейками таблицы . Кроме того, допускается «заполнение» ячеек, то есть изменение интервала между границей ячейки и текстом внутри этой ячейки путем изменения поля ячейки .

Вложенные таблицы . Если страница документа размечена с помощью таблицы и требуется представить на этой странице данные, содержащиеся в другой таблице, вставьте вложенную таблицу, то есть таблицу внутри таблицы. См. сведения о вложенных таблицах .

Маркер перемещения таблицы и маркер изменения размера таблицы .

Маркер перемещения таблицы служит для перемещения таблицы в другое место страницы, а маркер изменения размера таблицы позволяет изменить размер таблицы .

## Создание таблицы

Создание новой таблицы . Чтобы быстро создать простую таблицу , воспользуйтесь командой Вставка таблицы . Для создания более сложных таблиц , содержащих, например, ячейки различной высоты или строки с разным числом столбцов, предназначен инструмент Нарисовать таблицу . Создание таблицы с помощью инструмента Нарисовать таблицу напоминает рисование прямоугольника на миллиметровой бумаге: сначала проводят линию по диагонали из одного угла таблицы в противоположный угол, чтобы определить внешнюю границу таблицы, а затем внутри нее рисуют строки и столбцы.

Создание таблицы внутри другой таблицы . Инструмент Нарисовать таблицу позволяет также создавать таблицы внутри других таблиц , то есть вложенные таблицы. Такие таблицы особенно удобны в тех случаях, когда одна таблица служит для разметки страницы документа, а другая таблица используется для представления данных. Примером может служить Web-страница отдела продаж торговой компании, размеченная с помощью таблицы, в которую вставляется вложенная таблица, иллюстрирующая доходы компании за каждый квартал.

Создание таблиц на основе существующих данных . Кроме преобразования абзацев существующего текста в таблицу , допускается также создание таблицы на основе существующего источника данных , такого как база данных или электронная таблица.

## Форматирование таблицы

Для улучшения вида таблиц могут применяться такие способы, как добавление границ и заполнение ячеек с использованием различных цветов, узоров и заливки. Кроме того, команда Автоформат позволяет быстро придать таблице элегантный внешний вид.

## Изменение положения текста в таблице

Изменение ориентации текста . Текст в ячейках таблиц, выносках, надписях и автофигурах по умолчанию выравнивается по горизонтали. Эту ориентацию текста можно изменить так, чтобы текст отображался вертикально.

Изменение выравнивания текста в ячейке таблицы . В таблице текст по умолчанию выравнивается одновременно по левому и по верхнему краям ячейки, причем допускается изменение этого способа выравнивания текста в ячейке как по вертикали (по верхнему краю, по центру или по нижнему краю), так и по горизонтали (по левому краю, по центру или по правому краю).

## Работа с длинными таблицами

При работе с очень длинными таблицами их приходится разбивать на части в местах разрывов страниц. Чтобы представить в нужном виде данные, содержащиеся в таблице, занимающей несколько страниц, внесите в эту таблицу соответствующие изменения.

Повторение заголовка на каждой странице . Если у таблицы есть заголовок, можно использовать автоматическое повторение заголовка в верхней части каждой страницы .

Управление разбиением таблицы на части . Если разрыв страницы происходит в длинной строке, то по умолчанию часть строки переносится на следующую страницу. Имеется возможность запретить перенос части строки таблицы на другую страницу . Кроме того, можно задать места принудительных разрывов таблицы на страницы .

## Использование таблицы как электронной таблицы

С помощью таблиц можно решить некоторые задачи, для выполнения которых обычно используются электронные таблицы. Примерами таких задач являются сортировка элементов таблицы в алфавитном или числовом порядке, а также по датам; суммирование строки или столбца чисел в таблице, а также выполнение других вычислений , таких как расчет среднего значения .

## Размещение таблицы на странице

## Перемещение таблицы

1. Установите указатель на таблицу и подождите, пока в верхнем левом углу таблицы не появится маркер перемещения таблицы.
2. Установите указатель на маркер перемещения таблицы и подождите, пока он не примет вид четырехсторонней стрелки.
3. Перетащите таблицу на новое место.

## Выравнивание таблицы на странице

1. Щелкните таблицу.
2. В меню Таблица выберите команду Свойства таблицы , а затем — вкладку Таблица .
3. В группе Выравнивание выберите нужный параметр.

Чтобы задать отступ таблицы при выравнивании ее слева, введите значение в поле Отступ слева .

Совет . Чтобы быстро выровнять таблицу на странице, выделите таблицу , а затем воспользуйтесь кнопками выравнивания на панели инструментов Форматирование .

## Обтекание текста вокруг таблицы

1. Выделите таблицу.
2. В меню Таблица выберите команду Свойства таблицы , а затем — вкладку Таблица .
3. В группе Обтекание выберите параметр Вокруг .

Совет . Для автоматического применения обтекания текста удерживайте нажатой клавишу CTRL во время рисования таблицы .

## Повторение заголовка таблицы на последующих страницах

Выделите строку или строки текста , которые будут использоваться в качестве заголовка таблицы. Выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы.

1. В меню Таблица выберите команду Заголовки .

Примечания

Microsoft Word автоматически повторяет заголовки таблицы на новых страницах, образованных в результате автоматических разрывов страниц . Если разрыв страницы вставляется вручную в пределах таблицы, заголовок не повторяется.

Повторяющиеся заголовки таблицы отображаются только в режиме разметки и при печати документа.

## Преобразование таблицы в текст (и обратно)

Выделите строки таблицы , которые следует преобразовать в абзацы. Для преобразования всей таблицы выделите ее.

1. Выберите команду Преобразовать в меню Таблица , а затем — команду Преобразовать в текст .

В группе Разделитель выберите символ разделителя , который будет использоваться вместо границ столбцов.

Строки разделяются знаками абзацев.

Кроме всего прочего форматирование таблиц позволяет:

1. Автоматически форматировать таблицы
2. Отображать или скрывать сетки в таблице
3. Печатать всю строки таблицы на одной странице
4. Нумеровать ячейки в таблице
5. Выравнивать ширину/высоту столбцов и строк таблицы (или задавать им определенное значение)

# Об автореферировании документов

## Что такое автореферат?

Автореферат содержит основные положения документа. Автореферат может быть полезен при совместной работе или при быстром просмотре документа.

Автореферат определяет основные положения документа и присваивает определенный балл каждому предложению. Наивысший балл имеют те предложения, которые содержат наиболее часто используемые в данном документе слова. Можно задать процент предложений, имеющих наивысший балл, для включения их в реферат.

Наилучшие результаты автореферирование дает при работе с документами, имеющими четкую структуру, например, с отчетами, статьями и научными публикациями.

## Способы применения авторефератов

Для создания реферата, предназначенного для чтения другими лицами, используйте предоставляемые Word возможности автоматического реферирования. Созданный таким образом реферат будет содержать основные положения документа.

Чтобы просмотреть реферат документа, с которым вы работаете, отобразите документ в режиме автореферата. В этом режиме отображения можно переключаться между отображением только основных положений документа (при этом остальной текст документа скрыт) и режимом выделения основных положений в документе. Во время чтения документа можно изменять степень детализации.

Чтобы иметь возможность использовать ключевые слова и фразы автореферата при работе с другими документами, можно скопировать ключевые слова и фразы, имеющие наивысший балл, в поля Ключевые слова и Примечания (соответственно) на вкладке Реферат (меню Файл , команда Свойства ). Свойства файла можно использовать впоследствии для поиска файлов или для ознакомления с содержимым файла без открытия этого файла.

Важное замечание . Необходимо соблюдать все действующие законодательства в области авторского права. Следует проверять качество и точность реферата, поскольку он не содержит полный текст документа.

## Реферирование текста на другом языке

Можно составлять рефераты документов на китайском (упрощенное и традиционное письмо), английском, французском, немецком, итальянском, японском, корейском, португальском (бразильском диалекте), испанском и шведском языках. Автореферат составляется на языке, который использовался при установке Word или Office. Если документ составлен не на используемом по умолчанию языке, для автореферата будет использоваться этот язык. Если документ содержит текст на разных языках, автореферат будет составлен на языке, который наиболее часто используется в данном документе. Возможно, Word попытается автоматически установить файлы, необходимые для создания реферата. (Вероятно, вам потребуется приобрести эти файлы отдельно.)

## Создание автореферата

1. Выберите команду Автореферат в меню Сервис .

Чтобы прервать составление реферата, нажмите клавишу ESC.

1. В группе Вид реферата выберите вид реферата: Поместить реферат в начало документа или Создать новый документ и поместить в него реферат .
2. Введите нужную степень детализации в поле Процент от оригинала или выберите ее из списка.
3. Чтобы запретить изменение имеющихся заметок и ключевых слов на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл ) при создании автореферата, снимите флажок Обновить сведения о документе .

Совет . После создания реферата полезно просмотреть его, чтобы убедиться, что в него вошли все ключевые положения документа. Если качество реферата неудовлетворительное, нажмите кнопку Отменить и удалите реферат. После этого процедуру составления реферата можно повторить, увеличив размер реферата. Реферат можно изменить и вручную. Следует учитывать, что текст реферата является "грубым наброском" и, как правило, его приходится править и дополнять.

## Просмотр реферата документа на экране

1. Выберите команду Автореферат в меню Сервис .

Чтобы прервать составление реферата, нажмите клавишу ESC.

1. В группе Вид реферата выберите вид реферата: Выделить реферат в окне исходного документа или Скрыть все, кроме реферата, в окне исходного документа .
2. Введите нужную степень детализации в поле Процент от оригинала или выберите ее из списка.
3. Чтобы запретить изменение имеющихся заметок и ключевых слов на вкладке Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл ) при создании автореферата, снимите флажок Обновить сведения о документе .
4. Нажмите кнопку OK .
5. Для улучшения вида документа используйте кнопки на панели инструментов Автореферат .

Чтобы изменить степень детализации, перетащите ползунок или нажмите соответствующую кнопку со стрелкой в поле Процент от оригинала .

Чтобы перейти от просмотра только ключевых положений к просмотру этих же положений, выделенных контрастным цветом, непосредственно в тексте документа, нажмите кнопку Выделить/отобразить только реферат .

1. После завершения работы нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Автореферат .

Совет . Для изменения степени детализации при просмотре документа можно использовать устройства Microsoft IntelliMouse и Microsoft IntelliMouse TrackBall. Относительный размер реферата изменяется шагами по 5 процентов. Чтобы увеличить или уменьшить размер реферата, вращайте колесо вперед или назад, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

# Работа с большими документами

## Сноски . Обычные и концевые сноски

Назначение сносок

Сноски используются в печатных документах для оформления различных уточняющих сведений и ссылок. Один документ может содержать и обычные, и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые — для ссылки на первоисточники. Обычные сноски печатаются внизу каждой страницы документа. Концевые сноски обычно помещаются в конец документа.

## Описание сноски

Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Допускается автоматическая нумерация сносок, а также создание для них пользовательских знаков. При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся знаки сносок автоматически нумеруются заново.

Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Допускается также изменение разделителя сносок — линии, отделяющей текст документа от текста сноски.

## Просмотр и печать сносок

Чтобы увидеть сноски при просмотре печатного документа на экране, задержите указатель над знаком сноски в документе. Текст сноски появится над знаком сноски. Чтобы просмотреть текст сноски в области сносок в нижней части экрана, дважды щелкните знак этой сноски. При печати документа обычные сноски располагаются в указанных для них местах: либо в конце каждой страницы, либо сразу под текстом. В печатном документе концевые сноски также занимают указанные места: либо в конце документа, либо в конце каждого раздела .

## Преобразование сносок при сохранении документа Word как Web-страницы

Word автоматически заменяет сноски гиперссылками и перемещает обычные сноски в конец данной Web-страницы. Если в документе имеются также концевые сноски, они автоматически располагаются сразу же после обычных сносок. Основной текст отделяется от обычных сносок короткой горизонтальной линией, которая называется разделителем сносок. Таким же образом обычные сноски отделяются от концевых сносок. В окне обозревателя пользовательские разделители сносок также отображаются в виде коротких горизонтальных линий.

Для просмотра сносок на Web-странице щелкните знак сноски , чтобы перейти по гиперссылке к тексту сноски. Все сноски располагаются в конце Web-страницы.

## Вставка сноски

В режиме разметки укажите место для вставки знака сноски .

1. В меню Вставка выберите команду Сноска .
2. Выберите параметр обычную или концевую .
3. Выберите нужный параметр в группе Нумерация .
4. Нажмите кнопку OK .

Word вставит номер сноски и установит курсор рядом с номером сноски.

1. Введите текст сноски.
2. Вернитесь в документ и продолжайте ввод текста.

Примечание. При печати документов и при их предварительном просмотре обычные сноски по умолчанию размещаются в конце каждой страницы, а концевые сноски — в конце документа. Однако возможно изменение положения обычных сносок так, чтобы они располагались непосредственно под текстом. Аналогичным образом можно изменить положение концевых сносок , разместив их в конце каждого раздела .

## Просмотр сносок в документе Word

Установите указатель на знак сноски в документе и немного подождите.

Текст сноски появится над знаком сноски в виде всплывающей подсказки .

Примечание . Для просмотра всех обычных или концевых сносок в области сносок перейдите в обычный режим и выберите команду Сноски в меню Вид . Если появится сообщение, выберите параметр Обычные сноски или Концевые сноски , а затем нажмите кнопку OK . В области сносок выберите параметр Все сноски или Все концевые сноски .

## Параметры обычных и концевых сносок

Чтобы перейти в область сносок, перейдите в обычный режим и выберите команду Сноски в меню Вид . Если появится сообщение, выберите параметр Обычные сноски или Концевые сноски , а затем нажмите кнопку OK .

Действие | Выберите
Отобразить все сноски или концевые сноски в документе | Все сноски или Все концевые сноски
Изменить линию, отделяющую текст сноски от текста документа | Разделитель сноски или Разделитель концевой сноски
Создать линию, отделяющую текст документа от текста сносок, продолжающихся на следующей странице | Разделитель продолжения сноски или Разделитель продолжения концевой сноски
Вставить уведомление о продолжении сноски на следующей странице | Уведомление о продолжении сноски или Уведомление о продолжении концевой сноски, в которое вводится соответствующий текст, например: Продолжение на следующей странице.

## Перемещение или копирование сноски

Для перемещения или копирования сноски следует переместить или скопировать знак сноски в окне документа, а не текст сноски в области сносок.

1. В документе выделите знак сноски, которую следует переместить или скопировать.
2. Для перемещения выделенного знака сноски задержите над ним указатель. Когда указатель примет вид стрелки, перетащите знак сноски на новое место.

Для копирования выделенного знака сноски задержите над ним указатель, удерживая нажатой клавишу CTRL. Когда указатель примет вид стрелки, перетащите знак сноски на новое место.

Если знаки сносок нумеруются автоматически, то в результате перемещения или копирования знака сноски все сноски будут автоматически перенумерованы.

## Изменение разделителей сносок и добавление уведомления о продолжении

Текст документа отделяется от текста сносок с помощью короткой горизонтальной линии, которая называется разделителем сносок. Если сноски переходят на следующую страницу, печатается более длинная линия, называемая разделителем продолжения, к которой можно добавить текст. Допускается изменять разделители, снабжая их границами, текстом и рисунками.

Примечание . В обозревателе измененные разделители сносок отображаются как короткие горизонтальные линии.

### Изменение или удаление разделителей сносок

Перейдите в обычный режим .

1. Выберите команду Сноски в меню Вид .
2. Если документ содержит только обычные или только концевые сноски, перейдите к шагу 4.

Если документ содержит и обычные, и концевые сноски, появится соответствующее сообщение. Выберите параметр Обычные сноски или Концевые сноски , а затем нажмите кнопку OK .

1. В области сносок выберите параметр Все сноски или Все концевые сноски .
2. Чтобы изменить разделитель между текстом документа и текстом сносок, выберите параметр Разделитель сносок или Разделитель концевых сносок .

Чтобы изменить разделитель для сносок, которые продолжаются с предыдущей страницы, выберите параметр Разделитель продолжения сноски или Разделитель продолжения концевой сноски .

1. Внесите необходимые изменения в разделитель.

Чтобы удалить разделитель, выделите его, а затем нажмите клавишу DEL. Чтобы восстановить стандартный разделитель, нажмите кнопку Сброс .

Примечания

- Текст сноски отображается без разделителя.

Чтобы увидеть, как разделитель продолжения будет напечатан в документе, нажмите кнопку Режим разметки на горизонтальной полосе прокрутки. Чтобы изменить уведомление, перейдите в обычный режим , выберите команду Сноски в меню Вид , выберите Уведомление о продолжении сноски или Уведомление о продолжении концевой сноски , после чего внесите необходимые изменения.

### Добавление уведомления о продолжении

Перейдите в обычный режим .

1. Выберите команду Сноски в меню Вид .
2. Если документ содержит только обычные или только концевые сноски, перейдите к шагу 4.

Если документ содержит и обычные, и концевые сноски, появится соответствующее сообщение. Выберите параметр Обычные сноски или Концевые сноски , а затем нажмите кнопку OK .

1. В области сносок выберите параметр Все сноски или Все концевые сноски .
2. Чтобы указать, что сноска продолжается на следующей странице, выберите параметр Уведомление о продолжении сноски или Уведомление о продолжении концевой сноски .
3. В области сносок введите текст, который требуется включить в уведомление о продолжении, например: Продолжение на следующей странице .

Примечание . Чтобы увидеть, как уведомление о продолжении будет напечатано в документе, нажмите кнопку Режим разметки на горизонтальной полосе прокрутки. Чтобы изменить уведомление, перейдите в обычный режим и выберите команду Сноски в меню Вид . Если появится сообщение, выберите параметр Обычные сноски или Концевые сноски , а затем нажмите кнопку OK . В области сносок выберите Уведомление о продолжении сноски или Уведомление о продолжении концевой сноски , после чего внесите необходимые изменения.

## Преобразование отдельных сносок в обычные или концевые

Перейдите в обычный режим .

1. Выберите команду Сноски в меню Вид .
2. Если документ содержит только обычные или только концевые сноски, перейдите к шагу 4.

Если документ содержит и обычные, и концевые сноски, появится соответствующее сообщение. Выберите параметр Обычные сноски или Концевые сноски , а затем нажмите кнопку OK .

1. В области сносок выберите параметр Все сноски или Все концевые сноски .
2. Выделите сноски для преобразования, а затем щелкните правой кнопкой мыши.
3. Выберите команду Преобразовать в сноску или Преобразовать в концевую сноску .

## Перекрестные ссылки на сноски

1. Установите курсор туда, куда следует вставить сноску.
2. Выберите команду Перекрестная ссылка в меню Вставка .
3. В списке Тип ссылки выберите Сноска или Концевая сноска .
4. В списке Для какой сноски выберите сноску, ссылку на которую следует вставить.
5. В списке Вставить ссылку на выберите Номер сноски или Номер концевой сноски .
6. Нажмите кнопку Вставить , а затем кнопку Закрыть .

Примечание . Новый вставленный номер фактически является перекрестной ссылкой на исходный знак сноски. В случае добавления, удаления или перемещения сноски номер перекрестной ссылки будет обновлен автоматически при печати документа или после того, как вы выделите этот номер и нажмете клавишу F9. Если вам не удастся выделить номер перекрестной ссылки, попробуйте выделить текст, расположенный вокруг него, а затем нажмите клавишу F9.

# Название

## Что такое название?

Название — это нумерованная надпись (например, «Рисунок 1»), которую добавляют к таблице, рисунку, формуле и любому другому элементу. Можно изменить название надписи и формат нумерации для различных типов элементов — например, «Таблица II» или «Формула 1-A». При добавлении, удалении или перемещении названий можно обновить все номера названий одновременно.

## Добавление названий

Чтобы добавить название, выберите тип надписи — при этом Word автоматически нумерует названия; затем введите описание (необязательно).

Word может автоматически добавлять названия при вставке таблиц, рисунков и других элементов в документ. Если элементы уже добавлены в документ, можно добавлять названия вручную .

Следует отметить, что названия вставляются как поля . Если вместо названий на экране отображается непонятный текст типа {SEQ TABLE \* ARABIC}, значит, включен режим отображения кодов полей , а не значений полей . Чтобы увидеть значения полей, щелкните код поля правой кнопкой мыши и выберите команду Коды/значения полей в контекстном меню.

## Изменение и оформление названий

Изменение названий . Можно изменить одно или несколько названий — например, изменить название «Таблица 6» на «Рисунок 6». Можно также создать новое название, например, «Снимок».

Изменение формата номера названия . Например, можно изменить формат номера названия на I, II, III или A, B, C.

Включение номера главы в название . Если главы в документе пронумерованы, можно включить номер главы в название — например, «Рисунок 1-A.»

## Обновление названий после внесения изменений

При вставке нового названия Word автоматически обновляет номера названий. Однако при удалении или перемещении названия вам придется обновить названия вручную .

## Автоматическое добавление названий к таблицам, рисункам, формулам и другим элементам

1. В меню Вставка выберите команду Название .
2. Нажмите кнопку Автоназвание .
3. Из списка Добавлять название при вставке объекта выберите элементы, название к которым должно добавляться автоматически при их вставке в документ.
4. Задайте остальные параметры.
5. Нажмите кнопку OK .
6. Вставьте в документ элемент, к которому следует добавить название.

Word автоматически добавит соответствующее название.

1. Чтобы добавить необязательное описание, поместите курсор после названия и введите нужный текст.

## Добавление названий к существующим объектам

1. Выделите элемент, к которому следует добавить название.
2. В меню Вставка выберите команду Название .

## Изменение названий

Можно изменить как одно название, так и целую группу названий

### Изменение одного названия

1. Выделите название, которое следует изменить.
2. Удалите это название.
3. Выделите элемент, к которому следует добавить название.
4. В меню Вставка выберите команду Название .
5. Выберите нужные параметры.

### Изменение всех названий одного типа

1. Выделите текст названия, который необходимо изменить.

Например, выделите название «Рисунок 1».

1. В меню Вставка выберите команду Название .
2. В списке Название выберите новое название.

Например, щелкните вариант Таблица .

### Создание нового названия

1. Выберите команду Название в меню Вставка .
2. Нажмите кнопку Создать .
3. В поле Название введите новое название.

Примечание . Новое название станет доступно при следующем добавлении названия.

## Обновление названий и перекрестных ссылок после внесения изменений

1. Выполните одно из следующих действий:
   - Чтобы обновить определенное название или перекрестную ссылку, выделите ее.
   - Чтобы обновить все названия и перекрестные ссылки, выделите весь документ.
2. Щелкните выделенный фрагмент правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Обновить поле .

## Включение номера главы в название

Примените один из встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») к заголовкам глав в документе.

Заголовкам глав необходимо присвоить уникальный стиль заголовка. Так, если для заголовков глав используется стиль «Заголовок 1», не применяйте этот стиль ни к какому другому тексту документа.

1. В меню Формат выберите команду Список , а затем — вкладку Многоуровневый .
2. Выберите стиль нумерации глав (содержащий текст «Заголовок 1», «Заголовок 2» и «Заголовок 3»), а затем нажмите кнопку OK .
3. Выполните одно из следующих действий:
   - Если названия добавляются вручную, выделите элемент, которому следует присвоить название, далее в меню Вставка выберите команду Название , а затем нажмите кнопку Нумерация .
   - Если названия добавляются автоматически, в меню Вставка выберите команду Название , а затем нажмите кнопку Автоназвание . Выделите элемент, которому следует присвоить название, и нажмите кнопку Нумерация .
4. Установите флажок Включить номер главы , а затем выберите стиль заголовка, который используется для заголовков глав.
5. Задайте остальные параметры.

# Перекрестные ссылки

## Что такое перекрестная ссылка?

Перекрестная ссылка — это ссылка на элемент, который находится в другой части документа, например, «См. Рис. 1 на стр. 3». Можно создавать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия, нумерованные абзацы и т.п. При создании электронного документа можно использовать гиперссылки для перекрестных ссылок, чтобы пользователи могли перейти к соответствующей ссылке. При последующем изменении, удалении или перемещении элемента, на который имеется перекрестная ссылка, можно легко обновить все перекрестные ссылки одновременно.

## Создание перекрестных ссылок

Для создания перекрестной ссылки введите необязательный текст и вставьте один или несколько элементов, на которые следует сослаться.

Перекрестные ссылки можно создавать только в одном документе. Чтобы создать перекрестную ссылку на другой документ, нужно сначала вставить вложенные документы в главный документ .

Следует отметить, что перекрестные ссылки вставляются как поля . Если вместо перекрестных ссылок на экране отображается непонятный текст типа {REF _Ref249586 \* MERGEFORMAT}, значит, включен режим отображения кодов полей , а не значений полей . Чтобы увидеть значения полей, щелкните код поля правой кнопкой мыши и выберите команду Коды/значения полей в контекстном меню.

## Изменение объекта ссылки

После создания перекрестной ссылки можно изменить объект ссылки . Например, можно изменить элемент ссылки так, чтобы в текст была вставлена ссылка не на номер страницы, а на номер абзаца.

## Обновление перекрестных ссылок

При добавлении, удалении, перемещении или изменении объекта перекрестной ссылки следует обновить перекрестные ссылки вручную. Например, при изменении заголовка или перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в перекрестную ссылку включен измененный заголовок и номер страницы.

## Создание перекрестной ссылки

1. Введите в документ текст, с которого будет начинаться перекрестная ссылка.

Например: Для получения дополнительных сведений см.

1. В меню Вставка выберите команду Перекрестная ссылка .
2. В списке Тип ссылки выберите тип элемента, на который следует сослаться, например заголовок главы.
3. В списке Вставить ссылку на выберите данные, которые следует вставить в документ, например текст заголовка.
4. В списке Для какого/какой выберите элемент, на который следует сослаться, например заголовок главы 6.
5. Для организации перехода к элементу ссылки установите флажок Вставить как гиперссылку .
6. Если доступен флажок Добавить слово «выше» или «ниже» , то, установив его, можно добавить сведения об относительном положении элемента ссылки.

В качестве примера рассмотрим вставку перекрестной ссылки на номер страницы, содержащей заголовок «Аэродинамическое сопротивление». Если этот заголовок расположен ниже перекрестной ссылки, она примет вид «Аэродинамическое сопротивление ниже», а если заголовок находится на другой странице — «Аэродинамическое сопротивление на стр. 12».

1. Нажмите кнопку Вставить .
2. Для вставки дополнительных сведений о перекрестной ссылке перейдите в окно документа и введите нужный текст, а затем повторите шаги 3 – 8.

## Изменение объекта ссылки

1. Выделите перекрестную ссылку в документе (например, «Рисунок 1»). Не выделяйте вступительный текст.
2. В меню Вставка выберите команду Перекрестная ссылка .
3. В списке Вставить ссылку на выберите новый элемент, на который следует сослаться.

Совет . Чтобы изменить вступительный текст в перекрестной ссылке, внесите необходимые изменения непосредственно в документе.

# Обзор добавления закладок

## Что такое закладка?

Закладка — это элемент документа, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для последующих ссылок. Закладки используются для быстрого перехода в определенное место документа, создания перекрестных ссылок, пометки диапазонов страниц для элементов предметного указателя и т. п.

## Добавление закладок

Выделите элемент, которому следует назначить закладку , или щелкните то место в документе, куда следует вставить закладку.

1. Выберите команду Закладка в меню Вставка .
2. В поле Имя закладки введите или выберите нужное имя.
3. Нажмите кнопку Добавить .

Примечание . Имя закладки должно начинаться с буквы; в нем могут использоваться цифры, но не должно быть пробелов. Если требуется разделить слова в имени закладки, пользуйтесь символом подчеркивания, например: «Первый_заголовок».

## Отображение закладок

Обычно закладки не видны в документе. Однако при выполнении некоторых операций в документе возникает необходимость отобразить закладки . Для отображения закладок используются фигурные скобки вокруг элемента или I-образный указатель в соответствующем месте документа. Закладки не печатаются.

## Переход к определенной закладке

1. Выберите команду Закладка в меню Вставка .
2. В группе Сортировать по выберите способ упорядочения имен закладок.
3. Если требуется отобразить скрытые закладки, например перекрестные ссылки, установите флажок Скрытые закладки .
4. В списке Имя закладки выберите нужную закладку.
5. Нажмите кнопку Перейти .

Примечание . Для перехода к закладкам можно также использовать диалоговое окно Перейти и кнопку Выбор объекта перехода .

# Создание оглавлений и указателей

## Оглавление

## Что такое оглавление?

Оглавление — это список заголовков документа, который можно разместить в указанном месте документа. Оглавление можно использовать для просмотра всех тем, обсуждавшихся в документе, а также для быстрого перехода к нужному разделу документа.

В документе, который вы хотите распечатать или просмотреть в Word, можно создать оглавление. Например, оглавление документа, просматриваемого в режиме разметки , содержит заголовки и соответствующие им номера страниц. А в режиме Web-документа заголовки отображаются в виде гиперссылок , позволяющих перейти к нужному разделу документа.

## Создание оглавления

При создании оглавления воспользуйтесь одним из перечисленных ниже методов, чтобы указать заголовки, которые следует включить в оглавление:

Встроенные стили заголовков . Можно использовать встроенные стили заголовков (Заголовок 1 — 9). Создание оглавления с использованием встроенных стилей заголовков .

Стили структуры . Если вы не хотите изменять форматирование заголовков, примените стили структуры . Создание оглавления с использованием стилей структуры .

Пользовательские стили . Если вы хотите использовать собственный формат заголовков, примените пользовательские стили заголовков. Создание оглавления с использованием пользовательских стилей .

Внедренные заголовки . Если вы хотите включить внедренные заголовки (несколько первых слов абзаца, оформленных специальным образом), используйте встроенные стили заголовков . Создание оглавления с использованием внедренных заголовков .

После того как указаны заголовки, которые следует включить в оглавление, можно выбрать вид оглавления, после чего собрать оглавление. Word найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

## Настройка оглавления

Использование кодов полей предоставляет дополнительные возможности при создании оглавления. Например, можно не указывать номера страниц в части оглавления.

## Обновление оглавления после внесения изменений

При добавлении, удалении, перемещении или изменении заголовков или другого текста документа следует обновить оглавление вручную. Например, при изменении заголовка или перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в оглавление включен измененный заголовок и номер страницы.

## Создание оглавления с использованием встроенных стилей заголовков

В документе примените встроенные стили заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») к тем заголовкам, которые следует включить в оглавление.

1. Установите курсор туда, куда следует вставить оглавление.
2. Выберите команду Оглавление и указатели в меню Вставка , а затем — вкладку Оглавление .
3. Выполните одно из следующих действий:
   - Выберите нужный формат в списке Форматы .

Для создания оглавления нестандартного формата выберите соответствующие параметры разметки .

1. Задайте любые другие параметры оглавления.

## Создание оглавления с использованием стилей уровней структуры

В документе примените стили структуры («Уровень 1» — «Уровень 9») к тем заголовкам, которые следует включить в оглавление.

1. Установите курсор туда, куда следует вставить оглавление.
2. Выберите команду Оглавление и указатели в меню Вставка , а затем — вкладку Оглавление .
3. Выполните одно из следующих действий:
   - Выберите нужный формат в списке Форматы .

Для создания оглавления нестандартного формата выберите соответствующие параметры разметки .

1. Задайте любые другие параметры оглавления.

## Создание оглавления с использованием пользовательских стилей

При сборке оглавления можно указать стили, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.

1. Установите курсор туда, куда следует вставить оглавление.
2. Выберите команду Оглавление и указатели в меню Вставка , а затем — вкладку Оглавление .
3. Нажмите кнопку Параметры .
4. В столбце Доступные стили найдите стиль, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.
5. В поле столбца Уровень , расположенном справа от имени этого стиля, введите номер уровня (1 — 9), который будет соответствовать этому стилю заголовка.
6. Повторите шаги 4 и 5 для каждого стиля, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.
7. Нажмите кнопку OK .
8. Выполните одно из следующих действий:
   - Выберите нужный формат в списке Форматы .

Для создания оглавления нестандартного формата выберите соответствующие параметры разметки .

1. Задайте любые другие параметры оглавления.

## Создание оглавления с использованием внедренных заголовков

1. Чтобы сделать каждый внедренный заголовок отдельным абзацем, щелкните документ после этого заголовка и нажмите клавишу ENTER.

Примените встроенные стили заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») к тем заголовкам, которые следует включить в оглавление.

Если в концах заголовков отсутствуют знаки абзацев, нажмите кнопку Непечатаемые знаки на стандартной панели инструментов .

1. Для каждого внедренного заголовка выделите завершающий его знак абзаца, выберите в меню Формат команду Шрифт , на вкладке Шрифт установите флажок Скрытый , а затем нажмите кнопку OK .
2. Скройте знаки абзацев, еще раз нажав кнопку Непечатаемые знаки .
3. Установите курсор туда, куда следует вставить оглавление.
4. Выберите команду Оглавление и указатели в меню Вставка , а затем — вкладку Оглавление .
5. Выполните одно из следующих действий:
   - Выберите нужный формат в списке Форматы .

Для создания оглавления нестандартного формата выберите соответствующие параметры разметки .

1. Задайте любые другие параметры оглавления.

## Обновление указателя, оглавления или другой таблицы после внесения изменений

1. Поместите курсор слева от указателя, оглавления или другой таблицы, которую следует обновить.
2. Нажмите клавишу F9.

Примечание . Если указатель или таблица обновляются полностью, в них теряются все данные и форматирование, которые были внесены вручную.

## Обзор создания списка иллюстраций

## Что такое список иллюстраций?

Список иллюстраций — это список рисунков, таблиц, графиков и других иллюстраций в документе. Можно создать список иллюстраций для документа, который вы собираетесь распечатать или просмотреть в Word. Например, при просмотре документа в режиме разметки список иллюстраций содержит номера страниц. А в режиме Web-документа ссылки на иллюстрации отображаются в виде гиперссылок , позволяющих перейти к нужной иллюстрации в документе.

## Создание списка иллюстраций

При создании списка иллюстраций воспользуйтесь одним из перечисленных ниже методов, чтобы указать названия иллюстраций, которые следует включить в список:

Используйте команду «Название» . Если к иллюстрациям еще не добавлены названия, выберите команду Название (меню Вставка ). Создание списка иллюстраций с использованием названий .

Примените пользовательский стиль . Если названия уже добавлены вручную, к ним можно применить пользовательский стиль. Создание списка иллюстраций с использованием пользовательских стилей .

После того как указаны названия иллюстраций, которые следует включить в список, можно выбрать вид списка, после чего собрать список иллюстраций. Word найдет все надписи, отсортирует их по номерам и отобразит список иллюстраций в документе.

## Обновление списка иллюстраций после внесения изменений

При добавлении, удалении, перемещении или изменении названий или другого текста документа следует обновить список иллюстраций вручную. Например, при изменении названия или перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в список иллюстраций включено измененное название и номер страницы.

## Создание списка иллюстраций с использованием названий

1. Для присвоения названий рисункам в документе воспользуйтесь командой Название (меню Вставка ).
2. Щелкните то место документа, куда следует вставить список иллюстраций.
3. В меню Вставка выберите команду Оглавление и указатели , а затем — вкладку Список иллюстраций .
4. В списке Название выберите тип названий, которые следует включить в список иллюстраций.
5. Выполните одно из следующих действий:
   - Выберите нужный формат в списке Форматы .

Для создания списка иллюстраций нестандартного формата выберите соответствующие параметры разметки .

1. Задайте любые другие параметры списка иллюстраций.

## Создание списка иллюстраций с использованием пользовательских стилей

При сборке списка иллюстраций можно указать стили, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены названия, подлежащие включению в список иллюстраций. Для всех названий необходимо использовать один и тот же стиль, причем его не следует применять ни к каким другим элементам текста.

1. Щелкните то место документа, куда следует вставить список иллюстраций.
2. В меню Вставка выберите команду Оглавление и указатели , а затем — вкладку Список иллюстраций .
3. Нажмите кнопку Параметры .
4. Установите флажок Стиль , выберите стиль, используемый для оформления названий, а затем нажмите кнопку ОК .
5. Выполните одно из следующих действий:
   - Выберите нужный формат в списке Форматы .

Для создания списка иллюстраций нестандартного формата выберите соответствующие параметры разметки .

1. Задайте любые другие параметры списка иллюстраций.

## Нестандартное оформление оглавления или указателя

1. Выберите команду Оглавление и указатели в меню Вставка , а затем — нужную вкладку.
2. В списке Форматы выберите значение Из шаблона , а затем нажмите кнопку Изменить .
3. В списке Стили выберите стиль, который следует изменить, а затем нажмите кнопку Изменить .
4. Чтобы добавить обновленный стиль в шаблон, установите флажок Добавить в шаблон .
5. Нажмите кнопку Формат , а затем выберите нужные параметры.

# Предметный указатель

## Что такое предметный указатель?

В предметном указателе перечислены термины и темы, о которых рассказывается в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Можно создать элемент указателя:

- для отдельного слова, фразы или символа;
- для фрагмента текста, занимающего несколько страниц;
- ссылающийся на другой элемент, например: «Транспорт. См. Велосипеды».

При создании нескольких элементов предметного указателя, относящихся к одной теме, вам может потребоваться создать дополнительные элементы предметного указателя. Например, вы можете создать основной элемент предметного указателя «Транспорт» и сгруппировать под этим элементом дополнительные элементы «Велосипед» и «Автомобиль».

## Создание элементов предметного указателя

Чтобы создать предметный указатель, сначала нужно пометить элементы указателя в документе. Чтобы пометить элемент указателя, выделите текст и присвойте ему имя элемента указателя; при этом Word вставит в текст документа специальное поле XE:

Можно вручную пометить каждый элемент предметного указателя или автоматически помечать каждое вхождение элемента. Чтобы ускорить процесс создания предметного указателя, можно использовать файл словаря для автоматической пометки нескольких элементов предметного указателя одновременно.

## Изменение и оформление элементов предметного указателя

Форматирование элементов предметного указателя при пометке . Например, можно подчеркнуть названия глав или выделить номера страниц полужирным шрифтом. См. сведения о форматировании элементов предметного указателя при пометке .

Изменение, форматирование или удаление элементов предметного указателя . Если элементы предметного указателя уже созданы, нужно изменить элементы предметного указателя в документе. Не следует изменять элементы в собранном предметном указателе; в противном случае все такие изменения будут потеряны при повторной сборке указателя.

## Разработка и сборка предметного указателя

После того как все элементы предметного указателя помечены, следует выбрать вид указателя и собрать указатель . Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.

Использование кодов полей предоставляет дополнительные возможности при создании предметного указателя. Например, можно создать индекс только для части документа.

## Обновление предметного указателя после внесения изменений

При добавлении, удалении, перемещении или изменении элементов предметного указателя или другого текста документа следует обновить указатель вручную. Например, при изменении элемента предметного указателя или перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в предметный указатель включен измененный элемент предметного указателя и номер страницы.

## Включение слов и фраз в предметный указатель

1. Выполните одно из следующих действий:

Выделите текст, который следует использовать в качестве элемента предметного указателя .

- Чтобы ввести произвольный текст в качестве элемента указателя, щелкните то место, куда требуется вставить элемент указателя.

1. Нажмите клавиши ALT+SHIFT+X.
2. Выполните одно из следующих действий:
   - Чтобы создать основной элемент указателя, введите или измените текст в поле Основной .

Чтобы создать дополнительный элемент указателя , выберите основной элемент указателя, а затем введите текст дополнительного элемента в поле Дополнительный . Чтобы добавить элемент третьего уровня, в поле Дополнительный введите текст дополнительного элемента указателя, двоеточие, а затем — текст элемента третьего уровня.

1. Выполните одно из следующих действий:
   - Чтобы пометить элемент указателя, нажмите кнопку Пометить .
   - Чтобы пометить все вхождения указанного текста в документе, нажмите кнопку Пометить все . (Эта кнопка доступна только в том случае, если перед открытием данного диалогового окна был выделен фрагмент текста — ввода нового текста в самом окне для этого недостаточно.)
2. Чтобы пометить другие элементы указателя, выделите нужный текст, перейдите в диалоговое окно Определение элемента указателя и повторите шаги 3 и 4.

Примечания

- По нажатию кнопки Пометить все в каждом абзаце будет помечено первое вхождение указанного текста (с учетом регистра букв).

Все помеченные элементы предметного указателя вставляются в виде полей XE, оформленных скрытым текстом. Если поля XE не видны на экране, нажмите кнопку Непечатаемые знаки на стандартной панели инструментов .

## Включение ссылок на многостраничные фрагменты текста в предметный указатель

Выделите фрагмент текста, на который должен ссылаться элемент предметного указателя .

1. В меню Вставка выберите команду Закладка .
2. Введите имя в поле Имя закладки , а затем нажмите кнопку Добавить .
3. В документе щелкните конец текста, помеченного закладкой.
4. Нажмите клавиши ALT+SHIFT+X.
5. В поле Основной введите элемент указателя для помеченного текста.
6. В группе Параметры выберите параметр Диапазон страниц .
7. В поле Закладка введите или выберите имя закладки, указанное на шаге 3.
8. Нажмите кнопку Пометить .

Примечание . Все помеченные элементы предметного указателя вставляются в документ в виде полей XE, оформленных скрытым текстом. Если поля XE не видны на экране, нажмите кнопку Непечатаемые знаки на стандартной панели инструментов .

## Автоматическая пометка элементов предметного указателя с помощью файла словаря

Создайте файл словаря .

1. Откройте документ, для которого следует создать предметный указатель.
2. Выберите команду Оглавление и указатели в меню Вставка , а затем — вкладку Указатель .
3. Нажмите кнопку Автопометка .
4. В поле Имя файла введите имя нужного файла словаря.
5. Нажмите кнопку Открыть .

Word осуществляет поиск в документе каждого фрагмента текста, содержащегося в первом столбце файла словаря. Найденные фрагменты текста помечаются как элементы предметного указателя, для чего используется соответствующий текст из второго столбца. При этом в каждом абзаце помечается только первое вхождение данного элемента файла словаря.

## Создание перекрестных ссылок в предметном указателе

Выделите текст, который следует использовать в качестве элемента предметного указателя .

1. Нажмите клавиши ALT+SHIFT+X.
2. В группе Параметры выберите значение Перекрестная ссылка , после чего введите текст, который следует использовать в качестве перекрестной ссылки на элемент указателя.
3. Нажмите кнопку Пометить .

Примечание . Все помеченные элементы предметного указателя вставляются в документ в виде полей XE, оформленных скрытым текстом. Если поля XE не видны на экране, нажмите кнопку Непечатаемые знаки на стандартной панели инструментов.

## Создание файла словаря

Нажмите кнопку Создать на стандартной панели инструментов .

1. Создайте таблицу из двух столбцов.

Инструкции

В первый столбец введите текст, который следует найти и пометить как элемент указателя . Убедитесь, что текст введен в точности так, как он представлен в документе, после чего нажмите клавишу TAB.

1. Во второй столбец введите текст, который следует использовать в качестве элемента указателя, а затем нажмите клавишу TAB.

Для создания дополнительного элемента указателя введите главный элемент, двоеточие (:), а затем — текст дополнительного элемента.

1. Повторите шаги 3 и 4 для всех остальных элементов указателя.
2. Сохраните файл словаря.
3. Используйте файл словаря для автоматической пометки элементов предметного указателя в документе.

Советы

- Чтобы Word пометил весь текст, который следует включить в указатель, включите в первый столбец словаря все возможные формы искомого текста. Например, введите слова время , времени и временем в три разные ячейки левого столбца, а затем введите слово время в соответствующие ячейки правого столбца.
- Чтобы ускорить создание словаря, откройте файл словаря и документ, для которого следует создать предметный указатель. Выберите команду Упорядочить все в меню Окно , чтобы одновременно видеть и словарь, и документ. Затем скопируйте текст, который требуется отметить, в первый столбец словаря.

# Печать документа

Чтобы напечатать текущий документ, нажмите кнопку Печать на стандартной панели инструментов. Чтобы увидеть, как будут выглядеть напечатанные страницы, нажмите кнопку Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов.

Доступны следующие возможности:

Печать диапазона страниц

Печать нескольких копий

Изменение масштаба документа при печати

Печать только четных или нечетных страниц

Печать заданных страниц и разделов

Печать нескольких документов одновременно

Печать черновика документа

Печать страниц документа в обратном порядке

Печать в файл.

## Режимы разметки и предварительного просмотра

В режиме разметки различные объекты, такие как заголовки, колонтитулы и графические объекты, отображаются так, как они будут расположены в печатных документах и при просмотре печатных документов на экране. Режим предварительного просмотра тоже дает представление о внешнем виде печатного документа, однако в этом случае доступны дополнительные возможности: увеличение и уменьшение размеров страниц, а также отображение нескольких страниц одновременно.

Изображение на экране наиболее точно соответствует печатной копии, когда в диалоговом окне Масштаб (меню Вид) задан масштаб 100%. При работе в обычном режиме также можно сделать изображение на экране более точным. Для этого, находясь в обычном режиме, выберите в меню Сервис команду Параметры, а затем на вкладке Вид в группе Параметры обычного режима и режима структуры снимите флажки Черновик и Перенос по границе окна.

Чтобы получить представление о том, как будет выглядеть документ Word при просмотре его с помощью обозревателя, включите режим Web-документа. См. сведения о различных режимах просмотра документов Word.

## Использование шрифтов при печати документов

Шрифты TrueType выглядят одинаково на экране и в напечатанном документе. В списке Шрифт на панели инструментов Форматирование имена шрифтов TrueType помечены значком. Шрифты TrueType автоматически устанавливаются при установке Windows .

Если используются шрифты, отличные от TrueType, попробуйте подобрать такой экранный шрифт, который соответствовал бы шрифту принтера. Если найти подходящий шрифт не удается или драйвер принтера не дает сведений об экранных шрифтах, автоматически выбирается такой экранный шрифт, который наиболее похож на шрифт принтера.

## Использование повышенного разрешения при печати документа в файл

Чтобы напечатать документ с разрешением, недоступным для настольного принтера, создайте файл печати. Этот файл содержит все необходимые сведения о напечатанном документе, обеспечивающие разбиение документа на строки и страницы, а также данные об используемых шрифтах. Любой принтер, поддерживающий тот же командный язык (например PostScript), может правильно напечатать этот файл, если ему доступны все используемые в документе шрифты. Кроме того, файл печати можно напечатать с компьютера, на котором отсутствует Word.

## Подгонка страниц

Попробуйте уменьшить объем текста на последней странице. Если последняя страница короткого документа содержит всего несколько строк текста, можно попытаться уменьшить число страниц в документе, нажав кнопку Подгонка страниц в режиме предварительного просмотра. Это особенно удобно, если документ, например письмо, содержит всего несколько страниц. Уменьшение числа страниц достигается за счет уменьшения размера шрифтов, используемых в документе. Для отмены изменений, внесенных в документ при подгонке страниц, выберите команду Отменить подгонку страниц (меню Правка). Однако после сохранения и закрытия документа быстро восстановить исходные размеры шрифтов уже невозможно.

## Правка текста в режиме предварительного просмотра

В режиме предварительного просмотра откройте страницу, которую следует изменить.

1. Щелкните текст, который требуется изменить. Масштаб изображения увеличится.
2. Нажмите кнопку Увеличение (знак лупы). Когда указатель в виде лупы превратится в I-образный указатель, внесите в документ необходимые изменения.
3. Чтобы восстановить исходный масштаб изображения, нажмите кнопку Увеличение , а затем щелкните документ.

Чтобы выйти из режима предварительного просмотра и вернуться в предыдущий режим, нажмите кнопку Закрыть .

# Типы полей и ключи

## Использование полей при работе с MS Word

Поля используются для размещения в документе переменных данных и создания составных документов: конвертов, наклеек и т. п. Наиболее часто в документах встречаются поля PAGE, которое вставляется при добавлении номера страницы, и DATE, которое вставляется при выборе команды Дата и время в меню Вставка с последующей установкой флажка Обновлять автоматически .

Поля вставляются автоматически при создании предметного указателя и оглавления с помощью команды Оглавление и указатели (меню Вставка ). Кроме того, использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (фамилию автора, имя файла и т. п.), выполнить вычисления, установить связи с другими документами и объектами, создать перекрестные ссылки и многое другое.

Коды полей отображаются внутри фигурных скобок ( { } ). Для просмотра значений полей — например результатов вычислений — скройте коды полей: выберите команду Параметры в меню Сервис , а затем снимите флажок Коды полей на вкладке Вид . Можно провести следующую аналогию между полями Word и формулами Microsoft Excel: код поля соответствует формуле, а значение поля — результату этой формулы.

Ограничивающие поле фигурные скобки ( { } ) нельзя вводить с клавиатуры. Поля вставляются при выполнении некоторых команд, например команды Дата и время (меню Вставка ). Кроме того, можно нажать клавиши CTRL+F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки, и ввести соответствующие инструкции между ними. Для обновления поля, его необходимо выделить, а затем или нажать клавишу F9, или правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать команду Обновить поле. Для переключения между отображением кода и значения поля нажмите SHIFT + F 9.

Примечание . Чтобы в основном документе были видны поля, выберите в меню Сервис команду Параметры , а затем на вкладке Вид установите флажок Коды полей . Коды полей заключены в фигурные скобки ( { } ),

## Общие ключи

Общие ключи являются необязательными инструкциями, изменяющими формат значения поля или запрещающими его изменение. В большинстве полей можно использовать следующие четыре общих ключа.

Ключ | Описание
Формат (\*) | Определяет формат чисел, регистр букв и формат знаков или запрещает изменение существующего формата значений полей при обновлении полей.
Числовой формат (\#) | Определяет вид числового значения, в том числе число знаков после десятичного разделителя и обозначение денежной единицы..
Формат даты/времени (\@) | Определяет формат полей, содержащих значения даты или времени, например: 21.04.96 15:30.
Запрет обновления (\!) | Запрещает обновление полей в тексте, вставленном с помощью полей INCLUDETEXT и REF, без предварительного обновления в исходном документе.

Примечание . Общие ключи нельзя использовать в следующих полях:

AUTONUM | EQ
AUTONUMLGL | GOTOBUTTON
AUTONUMOUT | MACROBUTTON
EMBED | RD
FORMTEXT | FORMCHECKBOX
TA | FORMDROPDOWN
TC | LISTNUM
XE |

## Обзор использования полей Word для настройки составных документов

Добавляя поля Word в главный документ , можно включать в составные документы дополнительные сведения и регулировать слияние документов в Word. Например, можно вставлять следующие поля Word:

- Поля ASK и FILLIN , выводящие запрос, который заполняется при слиянии каждой записи данных с основным документом. Ответы записываются в указанный документ на бланке, в контракт или в другой составной документ, полученный в результате слияния с записью данных.
- Поля IF (If...Then...Else...) , выводящие сведения только при выполнении указанных условий. Например, поле IF можно использовать, чтобы проинформировать клиентов из определенного района об открытии нового, более близкого филиала.
- Поля SET (установка закладки) , позволяющие присвоить текст, число или другие данные закладке . В итоговых составных документах эти сведения можно использовать несколько раз. Если эти сведения будут изменены, достаточно будет изменить один раз поле SET, а не искать по всему документу и изменять каждое вхождение.

## Примеры полей ASK и FILLIN

Размещенные в документе поля ASK и FILLIN выводят на экран окна, в которые можно ввести личные сообщения конкретным клиентам или данные, отсутствующие в источнике данных. По умолчанию такое окно появляется при каждом слиянии новой записи данных с основным документом . Таким образом можно включить индивидуальную информацию в каждый составной документ.

Вставьте поле FILLIN в то место основного документа, где предполагается разместить данные, вводимые по запросу. Поле ASK использует имя закладки для сохранения ответа пользователя. Чтобы включить в документ данные, вводимые по запросу ASK, вставьте поле закладки в основной документ. Закладку можно разместить в нескольких местах документа или использовать внутри других полей, например в поле IF или поле = (Формула). Вставьте закладку в любое место документа после поля ASK.

Пример 1

Данное поле FILLIN упрощает ввод правильных данных, включая в запрос имя клиента из текущей записи данных, например: «Введите время визита, назначенное Ивану Петрову». Вставьте поле ASK или FILLIN в основной документ, а затем добавьте поле слияния в код поля .

{ FILLIN " Введите время визита, назначенное { MERGEFIELD ИмяКлиента } :" }

Пример 2

Первое поле ASK содержит ключ поля \o, который добавляется автоматически при установке флажка Только один раз в диалоговом окне Вставка поля . Число, присвоенное закладке «ТекущаяСтавка», используется затем во всех составных документах. Второй запрос появляется при слиянии каждой записи данных с основным документом.

{ ASK ТекущаяСтавка "Введите текущую ставку по кредитам:" \o }

{ ASK СтавкаЗайма " Введите ставку по кредиту для { MERGEFIELD ИмяКлиента } :" }

{ IF ТекущаяСтавка < СтавкаЗайма " Возможно, вы хотели бы обсудить возможность досрочного погашения займа." " " }

В основной документ вставьте поля ASK, а затем поле IF. В диалоговом окне Вставка поля выберите любое поле в качестве прототипа и оставьте пустым поле Значение . В коде поля IF замените поле слияния закладкой «ТекущаяСтавка». Введите имя второй закладки в пустые кавычки после знака <. Если значение второй закладки содержит только цифры, как в приведенном примере, удалите кавычки.

## Примеры полей IF

Поле IF выполняет одну из двух операций в зависимости от указанных условий. Например, утверждение «Если погода будет хорошей, мы прогуляемся по парку, а если нет — пойдем в кино» определяет условие, которое должно быть соблюдено (хорошая погода), чтобы произошло определенное событие (прогулка по парку). Если условие не соблюдено, происходит альтернативное событие (поход в кино).

Приведенное ниже поле IF представляет собой утверждение того же типа. Если текущая запись данных содержит значение «Сан-Франциско» в поле «Город», в документ, полученный в результате слияния с этой записью данных, будет включен текст, содержащийся в первых кавычках. В противном случае будет добавлен второй текст.

{ IF Город = "Сан-Франциско" "Пожалуйста, позвоните в местное отделение нашей фирмы." "Пожалуйста, отправьте заполненный формуляр в приложенном конверте." }

Чтобы вставить поле IF в документ, нажмите кнопку Добавить поле Word на панели инструментов Слияние , а затем выберите поле IF...THEN...ELSE . Ниже перечислены некоторые задачи, для выполнения которых следует соответствующим образом изменить код поля IF.

## Сравнение поля данных с другим полем или закладкой

В приведенном ниже примере выполняется сравнение значения поля данных «Ставка» со значением поля данных «Скидка». Если числа равны, печатается указанный текст.

{ IF { MERGEFIELD Ставка } = { MERGEFIELD Скидка } "Мы предложим вам еще большую скидку. " " " }

Вставьте поле IF в основной документ , оставив пустым поле Сравнение в диалоговом окне Вставка поля . В код поля IF вставьте второе поле слияния между пустыми кавычками после символа сравнения. Если сравниваемые поля содержат только числа, как в приведенном примере, удалите кавычки.

## Вставка других полей Word в поле IF

Сначала вставьте поле IF в основной документ , оставив пустыми поля для вводимого текста в диалоговом окне Вставка поля . Затем вставьте другие поля в код поля IF между соответствующими кавычками.

Пример 1

В случае выполнения условия, указанного в приведенном ниже поле IF, в документ вставляется содержимое файла, указанного в поле INCLUDETEXT. При задании местоположения и имени включаемого документа следует использовать двойные обратные косые черты (\), как показано в примере. Если условие не будет выполнено, будет вставлен элемент списка автотекста «Авторское право».

{ IF { MERGEFIELD Штат } = " Нью-Йорк " " { INCLUDETEXT c:\\worddocs\\contract.doc } " " { AUTOTEXT Авторское право } " }

Пример 2

Если поле «Компания» в записи данных содержит какую-либо информацию — т. е. не является пустым, — печатается текст из поля «АдресКомпании». В противном случае печатается текст из поля «ДомашнийАдрес».

{ IF { MERGEFIELD Компания } <> " " " { MERGEFIELD АдресКомпании } " " { MERGEFIELD ДомашнийАдрес } " }

## Выполнение вычислений в поле IF

Вставьте поле IF в основной документ . В диалоговом окне Вставка поля выберите любое поле в качестве прототипа. Затем замените это поле в коде поля IF полем = (Формула). Чтобы напечатать результаты вычислений, вставьте поле = (Формула) между соответствующими кавычками. Чтобы сальдо отображалось с обозначением денежной единицы, введите соответствующий ключ числового шаблона (\#).

В приведенном ниже примере первое поле = (Формула) вычисляет текущее сальдо для каждого счета. Если сальдо положительно, печатается значение второго поля = (Формула). Если вычисленное сальдо равно 0 (нулю) или отрицательно, печатается альтернативный текст «Ваш счет пуст. Спасибо.».

{ IF { = { MERGEFIELD Сальдо } - { MERGEFIELD Платеж } } > 0 "Текущее сальдо: { = { MERGEFIELD Сальдо } - { MERGEFIELD Платеж } \# "# ##0,00р.;-# ##0,00р.) " } ." "Ваш счет пуст. Спасибо." }

## Задание нескольких условий в поле IF

Чтобы задать несколько условий в поле IF, в него следует включить поле COMPARE или другие поля IF.

Пример 1

В приведенном ниже примере при слиянии каждой записи данных поле COMPARE сравнивает поля данных «НомерКлиента» и «РангКлиента». Функция AND в поле = (Формула) возвращает значение «1» (истина), если значения обоих полей указывают на удовлетворительное состояние счета. В этом случае печатается текст из первых кавычек.

{ IF { = AND ( { COMPARE { MERGEFIELD НомерКлиента } >= 4 } , { COMPARE { MERGEFIELD РангКлиента } <= 3 } ) } = 1 " Удовлетворительно " " Неудовлетворительно " }

Вставьте поле IF в основной документ. В диалоговом окне Вставка поля выберите любое поле в качестве прототипа. Затем замените это поле в коде поля IF полем = Формула.

Пример 2

В приведенном ниже примере жителям Калифорнии и Вашингтона предоставляются особые скидки. Если в поле «Штат» указан другой штат, никакой текст не печатается, поскольку во втором поле IF не указан альтернативный текст.

{ IF { MERGEFIELD Штат } = " Калифорния " " Для жителей Калифорнии предлагаются особые скидки на посещение Дальнего Востока и Японии." " { IF { MERGEFIELD Штат } = "Вашингтон" " Для жителей Вашингтона предлагаются особые скидки на посещение Дальнего Востока и Японии." " " } " }

Вставьте поле IF в основной документ, оставив пустым поле В противном случае вставить текст в диалоговом окне Вставка поля . В код поля IF вставьте второе поле IF между пустыми кавычками. Чтобы проверялось выполнение обоих условий, вставьте второе поле IF вместо первого текста, который печатается в случае выполнения условия, указанного в первом поле IF.

## Примеры полей SET

Поле SET присваивает значение (текст или число) закладке . Для включения этого значения в каждый составной документ следует вставить поле закладки в основной документ . В таком случае во всех составных документах будет повторяться одно и то же значение. Закладка будет подставлять это значение до тех пор, пока оно не будет изменено. Закладку можно разместить в нескольких местах документа или использовать внутри других полей, например в поле IF или поле = (Формула). Вставьте закладку в любое место документа после поля SET.

Пример

Первое поле SET определяет закладку «Цена», которая используется для вычисления значения закладки «Скидка». Закладка «Цена» должна быть определена в основном документе раньше поля SET, определяющего закладку «Скидка».

{ SET Цена "95,00" }

{ SET Скидка " { = Цена * 10% } " }

Вставьте поля SET в основной документ. При вставке второго поля SET оставьте пустым поле Значение в диалоговом окне Вставка поля . Установите курсор между пустыми кавычками в коде поля SET, вставьте символы поля ( {} ), нажав клавиши CTRL+F9, а затем введите текст поля = (Формула).

Приведенные ниже поля и текст вставлены в основной документ слияния. Поле IF определяет, какой номер телефона следует присвоить закладке «Телефон». Номер 1-415-555-1234 включается во все письма, направляемые в Калифорнию.

{ SET Телефон { IF { MERGEFIELD Штат } = "Калифорния" "1-415-555-1234" "1-415-555-4237" } }

Не забудьте позвонить нам до 30 ноября по телефону { Телефон }

## Коды полей : MERGEREC

{ MERGEREC }

Вставка в основной документ номера записи данных. В основном документе это поле отображается как «MERGEREC». При слиянии в каждом составном документе печатается номер соответствующей записи данных.

Примечание . В этом поле отображается порядковый номер записи данных в наборе записей, отобранных для слияния с основным документом и, возможно, отсортированных, а не фактический номер записи в источнике данных. Например, база отдела кадров Microsoft Access может содержать тысячи записей. Однако для поздравления сотрудников, у которых стаж работы на предприятии достиг двадцати лет, требуется отобрать всего лишь несколько записей. Чтобы напечатать фактический номер записи в источнике данных, необходимо включить поле номера записи в источник данных и вставить соответствующее поле слияния в основной документ.

Пример

В следующем примере поле MERGEREC используется внутри поля = (Формула) для создания уникальных номеров счетов-фактур. При слиянии основного документа с источником данных значение поля MERGEREC добавляется к номеру, составленному из цифр даты и времени печати счета-фактуры.

Поле

Номер счета: { = { PRINTDATE \@ "ддММГГччмм" } + { MERGEREC } }

Результат

Номер счета: 21390946

## Коды полей : MERGESEQ

{ MERGESEQ }

Подсчет числа записей данных, успешно слитых с основным документом. Word начинает нумерацию записей с 1 при каждом слиянии документов. Этот номер может отличаться от значения, вставленного полем MERGEREC.

Предположим, что слиянию подлежат только записи с десятой по двадцать пятую. Для первой (т. е. десятой) записи поле MERGESEQ напечатает 1, а поле MERGEREC — 10.

## Коды полей: NEXT

{ NEXT }

Переход к следующей записи данных, не начиная новый составной документ. Значение поля NEXT не отображается при печати. Это поле следует использовать, если в одном составном документе, например почтовой наклейке или конверте, требуется разместить данные из нескольких записей источника данных, число которых фиксировано. Если же в одном составном документе, например каталоге или прейскуранте, требуется разместить данные из нескольких записей источника данных, число которых различно или не может быть определено заранее, следует выбрать тип основного документа Каталог в диалоговом окне Слияние (меню Сервис ).

Поле NEXT в основном документе следует разместить после первого набора полей слияния (MERGEFIELD), в противном случае первая запись данных будет пропущена. Этот набор полей следует повторить столько раз, сколько записей должно быть напечатано на каждой странице.

Примечание . Поля NEXT нельзя использовать в сносках, примечаниях, колонтитулах и источниках данных, вкладывать в любые другие поля или использовать вместе с полем SKIPIF.

Пример

Следующие поля печатают три набора имен и телефонных номеров в каждом составном документе:

{ MERGEFIELD Имя } | { MERGEFIELD Телефон }
{ NEXT }{ MERGEFIELD Имя } | { MERGEFIELD Телефон }
{ NEXT }{ MERGEFIELD Имя } | { MERGEFIELD Телефон }

## Коды полей : NEXTIF

{ NEXTIF Выражение1 Оператор Выражение2 }

В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ. Поля слияния, следующие после поля NEXTIF в основном документе, заменяются значениями полей из следующей (а не из текущей) записи данных. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ.

Не рекомендуется использовать поля NEXTIF в текущей версии Word. Гораздо проще выполнить отбор записей данных, нажав кнопку Отбор записей в диалоговом окне Слияние (меню Сервис ).

Примечания

- Если в качестве одного из выражений используется поле MERGEFIELD, его содержимое берется из текущей (а не из следующей) записи данных.
- Поля NEXTIF нельзя использовать в сносках, примечаниях, колонтитулах и источниках данных, а также вкладывать в любые другие поля.

## Коды полей: SKIPIF

{ SKIPIF Выражение1 Оператор Выражение2 }

В случае истинности результата сравнения двух выражений переходит к следующей записи данных и начинает новый составной документ. В случае ложности результата переходит к следующей записи данных, не начиная новый составной документ.

Не рекомендуется использовать поля SKIPIF в текущей версии Word. Гораздо проще выполнить отбор записей данных, нажав кнопку Отбор записей в диалоговом окне Слияние (меню Сервис ).

Примечания

- Если в качестве одного из выражений используется поле MERGEFIELD, его содержимое берется из текущей (а не из следующей) записи данных.
- Поле SKIPIF нельзя использовать вместе с полем NEXT.

Пример

В следующем примере анализируется содержимое поля «Заказ» текущей записи данных. Для записей, у которых это поле содержит значение, меньшее 100, составной документ не создается:

{ SKIPIF { MERGEFIELD Заказ } < 100 }

## Коды полей: = (Формула)

{ = Формула [ Закладка ] [ \# "Числовой формат" ] }

Вычисление значения математической формулы. Для вставки поля = (Формула) в таблицу или основной текст документа можно использовать команду Формула (меню Таблица ).

Совет . При наличии электронной таблицы (например Microsoft Excel) проще внедрить в документ весь лист или его часть, чем использовать поле = (Формула) в таблице.

Элемент | Описание
Формула | Выражение, содержащее допустимое сочетание чисел, закладок, содержащих числа, полей, значением которых являются числа, операторов и функций. Выражение может ссылаться на содержимое ячеек таблиц и значения, возвращаемые функциями.
Закладка | Имя закладки, которой помечено одно или несколько значений.
\# Числовой формат | Указывает способ отображения полученного результата: число знаков в дробной части, способ отображения отрицательных чисел и т.п.

#### Примеры

В следующем поле указанное число вычитается из значения, помеченного закладкой «Прибыль». Ключ числового формата добавляет к результату знак денежной единицы.

{ = Прибыль-29897,62 \# "# ##0,00 р." }

Следующее поле = (Формула) вычисляет полное число страниц в документе, нумерация страниц которого начинается с 47; результат изображается в виде «Стр. 51 из 92».

Стр. { PAGE } из { = (47 - 1) + { NUMPAGES } }

В следующих примерах используется содержимое ячеек таблиц. По умолчанию используется содержимое ячеек таблицы, содержащей поле = (Формула). Для ссылки на другие таблицы следует использовать закладки.

Поле | Результат
{ = SUM(ABOVE) } (в ячейке таблицы) | Сумма чисел в ячейке, расположенной над этим полем, и всех расположенных над ней ячейках до начала столбца или первой пустой или содержащей недопустимое значение ячейки.
{ = (Таблица3 C3) } | Содержимое ячейки, находящейся на пересечении третьей строки и третьего столбца таблицы, помеченной закладкой «Таблица3».
{ = MIN( Таблица 3 A1:D3) } | Наименьшее из значений, расположенных в первых четырех ячейках первых трех строк таблицы, помеченной закладкой «Таблица3».

## Функции, используемые в поле = (Формула)

В поле = (Формула) можно использовать значения, возвращаемые перечисленными ниже функциями. Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). Аргументы могут быть числами, формулами или именами закладок.

Примечание . Ссылки на ячейки таблицы допустимы в качестве аргументов следующих функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

Функция | Результат
ABS( x ) | Абсолютное значение числа или формулы (без знака).
AND( x , y ) | 1 (истина), если оба логические выражения x и y истинны, или 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно.
AVERAGE( ) | Среднее значений, включенных в список.
COUNT( ) | Число элементов в списке.
DEFINED( x ) | 1 (истина), если выражение x допустимо, или 0 (ложь), если оно не может быть вычислено.
FALSE | 0 ( нуль ).
INT( x ) | Целая часть числа или значения формулы x .
MIN( ) | Наименьшее значение в списке.
MAX( ) | Наибольшее значение в списке.
MOD( x , y ) | Остаток от деления x на y .
NOT(x) | 0 (ложь), если логическое выражение x истинно, или 1 (истина), если оно ложно.
OR(x,y) | 1 (истина), если хотя бы одно из двух логических выражений x и y истинно, или 0 (ложь), если оба они ложны.
PRODUCT( ) | Произведение значений, включенных в список. Например, функция { = PRODUCT (1,3,7,9) } возвращает значение 189.
ROUND( x , y ) | Значение x , округленное до указанного десятичного разряда ( y ). x может быть числом или значением формулы.
SIGN( x ) | Знак числа: 1 (если x > 0) или –1 (если x < 0).
SUM( ) | Сумма значений или формул, включенных в список.
TRUE | 1.

## Выполнение вычислений в таблице

1. Выделите ячейку, в которую будет помещен результат.
2. В меню Таблица выберите команду Формула .
3. Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее из поля Формула .
4. В списке Вставить функцию выберите функцию. Например, для складывания чисел выберите SUM.

Для ссылки на ячейки таблицы введите в формулу адреса этих ячеек в скобках. Например, для суммирования содержимого ячеек A1 и B4 введите формулу = SUM(a1,b4) .

1. В поле Формат числа введите формат для чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите 0,00% .

Примечание . Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9.

## Математические операторы и операторы сравнения

В поле = (Формула) допустимы любые сочетания значений и следующих математических операторов и операторов сравнения.

Оператор | Описание
+ | Сложение
– | Вычитание
* | Умножение
/ | Деление
% | Вычисление процентов
^ | Степени и корни
= | Равно
< | Меньше чем
< = | Меньше либо равно
> | Больше чем
> = | Больше либо равно
< > | Не равно

## Сумма строки или столбца чисел

1. Выделите ячейку, в которой будет отображаться сумма.
2. В меню Таблица выберите команду Формула .
3. Если выделенная ячейка находится в самом низу столбца чисел, Microsoft Word предлагает формулу =SUM(ABOVE). Если эта формула верна, нажмите кнопку OK .

Если выделенная ячейка находится с правого края строки чисел, Word предлагает формулу =SUM(LEFT). Если эта формула верна, нажмите кнопку OK .

Примечания

- Если между фигурными скобками видны коды поля, например {=SUM(LEFT)}, это значит, что вместо действительной суммы Word отображает коды поля . Для отображения значений, соответствующих этим кодам поля, нажмите клавиши SHIFT+F9.
- Если данный столбец или строка содержат пустые ячейки, суммирование всего столбца или строки не производится. Для суммирования всей строки или столбца введите нули во всех пустых ячейках.
- Чтобы быстро просуммировать строку или столбец чисел, выделите ячейку, в которую будет помещаться сумма, а затем нажмите кнопку Автосумма на панели инструментов Таблицы и границы .

## Ссылки на ячейки в таблице

При выполнении вычислений в таблицах ссылки на ячейки таблицы имеют вид A1, A2, B1, B2 и так далее, где буква указывает на столбец, а номер представляет строку. В Microsoft Word ссылки на ячейки, в отличие от ссылок в Microsoft Excel, всегда являются абсолютными ссылками и отображаются без значков доллара. Например, ссылка на ячейку A1 в Word то же самое, что и ссылка на ячейку $A$1 в Excel.

Ссылки на отдельные ячейки . Чтобы ссылаться на ячейки в формулах, используйте запятую в качестве разделителя ссылок на отдельные ячейки и двоеточие для разделения первой и последней ячеек, определяющих диапазон (как показано в следующих примерах).

Чтобы усреднить значения ячеек | Введите
В столбце В | =average(b:b) или =average(b1:b3)
В области с углами А1 и В2 | =average(a1:b2)
В строках 1 и 2 | =average(a1:c2) или =average(1:1,2:2)
Выборочно по таблице | =average(a1,a3,c2)

Ссылка на целую строку или столбец . Для ссылки на целую строку или столбец в формуле воспользуйтесь одним из следующих способов:

- Для ссылки на первую строку таблицы укажите диапазон, представленный только буквой или номером, например 1:1. Такое обозначение диапазона позволяет автоматически включить в формулу все ячейки данной строки, если впоследствии возникнет необходимость добавить другие ячейки.
- Для ссылки на столбец, состоящий из ячеек трех строк, укажите диапазон, включающий нужные ячейки, например a1:a3. Такое обозначение диапазона позволяет включить в формулу только указанные ячейки. Если впоследствии будут добавлены другие ячейки, то для включения их в вычисления данную формулу придется изменить.

Ссылки на ячейки в другой таблице . Чтобы ссылаться на ячейки в другой таблице или ссылаться на ячейку из внешней таблицы, пометьте нужную таблицу с помощью закладки . Например, поле { =average(Table2 b:b) } усредняет значения в столбце B, помеченном закладкой Table2.

## Коды полей: Eq

Вставка формулы. Для создания формул рекомендуется использовать редактор формул. Однако пользователь может использовать поле EQ , если редактор формул не установлен или требуется создать встроенные формулы. Пользователь не может самостоятельно разорвать связь с полем EQ . Если дважды щелкнуть поле EQ , данное поле будет преобразовано во встроенный объект редактора формул.

Ключи указывают, как составить формулу из заключенных в круглые скобки элементов. Ключи могут быть изменены пользователем путем добавления допустимых параметров.

Примечания

Чтобы использовать точку с запятой, левую скобку или обратную косую черту в формуле, следует ввести перед этим символом обратную косую черту: \, \( \\.

Для некоторых ключей требуется указать список элементов, разделенных точками с запятой или запятыми. Если на вкладке Числа в окне свойств Язык и стандарты на панели управления Windows или Windows NT указано, что десятичный разделитель является запятой, в качестве разделителя элементов списка следует использовать точку с запятой, а если десятичный разделитель является точкой — запятую.